تعتبر قوالب إدارة المشاريع عنصرً أساسيًا في تطور المشاريع الناشئة وتحقيق قدر عالي من من الإنتاجية، وباستخدام قوالب مايكروسوفت إكسل Microsoft Excel المجانية يمكنك تحويل جداول البيانات البسيطة إلى أدوات فعالة لإدارة مشروعك بكل سهولة.
يُعتبر برنامج مايكروسوفت إكسل أحد أفضل البرامج المتخصصة في مجال المحاسبة والعمليات الرياضية والربط بين البيانات، حيث يوفر مجموعة كبيرة من الأدوات الاحترافية التي تجعل إعداد التقارير والرسومات البيانية أسهل.
في هذا المقال قمنا بتضمين بعض النماذج المجانية لمايكروسوفت إكسل والتي تم تصميمها لإدارة وتتبع الأداء بالمشاريع، وبالطبع يمكنك استخدامها لإدارة مشروعك:
إليك أهم قوالب المخطط الزمني وخطة المشروع المصممة بواسطة إكسل:
1- قالب المخطط الزمني لخطة العمل Work Plan Timeline
لا شك أن خطة العمل الجيدة هي المفتاح الرئيسي لإدارة أي مشروع ناجح حيث أنها تعرض بعض التوقعات وتحدد مسار المشروع من أجل تنمية الإيرادات، لذلك يعد قالب المخطط الزمني لخطة العمل Work Plan Timeline template مناسبًا لمشروع متعدد المراحل.
يمكنك من خلال هذا القالب تخطيط مشروعك وعرضه على الزملاء والعملاء والموردين والمديرين التنفيذيين.
يأتي هذا القالب مثبتًا مسبقًا مع مايكروسوفت إكسل 2016، وإذا كنت تعمل على إصدار سابق يمكنك تحميله من هنا مجانًا.
2- مخطط جانت لتتبع الوقت Date Tracking Gantt Chart
تُعتبر مخططات جانت عنصرًا أساسيًا في مجموعة أدوات مدير المشروع، فهي تساعده على تصور تدفق المهام وتتبع تقدم المشروع.
يوفر لك قالب مخطط جانت لتتبع الوقت Date Tracking Gantt Chart طريقة بسيطة لإنشاء مخطط جانت للمساعدة في تصور وتتبع مشروعك، ما عليك سوى إدخال وصف المهام، والتقدم كنسبة مئوية من إكمال المهم ، وتاريخ البدء وعدد الأيام لإكمال المهمة.
كما يتيح لك شريط التمرير القيام بالتمرير خلال المخطط الزمني، وإدراج مهام جديدة عن طريق إدراج صفوف جديدة، ويمكنك تخصيص مظهر المخطط عن طريق تعديل التنسيقات الشرطية.
يأتي هذا القالب مثبتًا مسبقًا مع مايكروسوفت إكسل 2016، ولكن إذا كنت تعمل على إصدار سابق يمكنك تحميله من هنا مجانًا.
3- قالب المخطط الزمني للأحداث المهمة والمهام Milestone and Task Project Timeline
إذا كنت ترغب في دمج الأحداث الرئيسية المُهمة في جدول زمني أساسي فإن هذا القالب المقدم من Vertex42 يعتبر مثالي جدًا، فهو يقدم لك تصور عن مشروعك بأكمله حيث يرسم الأحداث الهامة في المشروع والمهام على مدار المخطط الزمني مع متابعة إنجاز هذه المهام الموكلة للغير باستخدام المخططات والأدوات الأخرى.
موضوعات ذات صلة بما تقرأ الآن:
يجمع هذا القالب بين أفضل العناصر في مخطط جانت، والتصور المرئي لتدفق المهام، مع الخط الزمني للأحداث الرئيسية، ما عليك سوى ملء الجداول المخصصة لتوزيع المهام ومن ثم متابعتها.
يمكنك العثور على هذا القالب من خلال البحث في مايكروسوفت إكسل 2016، ولكن إذا كنت تعمل على إصدار سابق يمكنك تحميله من هنا مجانًا.
4- مخطط جانت البسيط Simple Gantt Chart
خطة المشروع عبارة عن مستند قد يتطلب تخطيطات Excel ولكن من الممكن إنشاؤه بطريقة أخرى في مايكروسوفت وورد. ومع ذلك فإنه بالنسبة للمشروعات الأساسية يفضل استخدام قوالب إكسل فقط من أجل تصميم خطة العمل بكفاءة.
عند البحث في مستودع قوالب إكسل لنماذج خطة المشروع، ستجد أساسًا الكثير من مخططات جانت المختلفة، بما في ذلك مخطط جانت البسيط Simple Gantt Chart المُقدم من Vertex42، والذي يتميز عن كل القوالب بأنه يتضمن مراحل المشروع.
يمكنك من خلال هذا المخطط إنشاء جدول المشروع وتتبع التقدم الخاص بك، كما يمكنك استخدامه لخطط الأعمال، وإدارة المشاريع العامة، ومشاركتها مع فريق المشروع لتعديلها بشكل تعاوني.
5- قالب تخطيط الأحداث Event Planner Template
خطة المشروع عادةً لايتم إنشاؤوها بإستخدام إكسل، ولكن إذا كان مشروعك بسيطًا بما فيه الكفاية مثل التخطيط لأحد الحفلات، يمكنك الاعتماد على Event Planner Template حيث أنه عبارة عن قالب من صفحة واحدة يسرد المهام الأساسية ويتيح لك تحديد جدول وميزانية كل ما تحتاج إليه.
6- تتبع التكلفة على أساس النشاط Activity-Based Cost Tracker
يعتبر هذا القالب من أهم قوالب تتبع التكاليف حيث يوفر إمكانية متابعة تكاليف المنتجات المباشرة وغير المباشرة والتكاليف العامة والإدارية من مكان واحد.
هذا القالب متاح على موقع مايكروسوفت ويمكنك تحميله من هنا مجانًا والاستفادة منه.
7- قالب تتبع المشروع Project Tracking Template
مهما كانت مهاراتك في إدارة المشاريع جيدة فإن قالب تتبع المشروع يعتبر شي ضروري لك، خصوصًا إذا كنت تقوم بإدارة العديد من المشاريع في نفس الوقت أو تتعامل مع العديد من العملاء والموردين والتسليمات في نفس الوقت.
لذلك يعتبر قالب تتبع المشروع المُقدم من Vertex42 ضروريًا، حيث يجمع بين تفاصيل المشروع والنفقات، وحالات المهام، وتواريخ الاستحقاق.
هذا القالب يمكنك استخدامه مع إصدار مايكروسوفت إكسل 2007 وأي إصدار أحدث منه ويمكنك تحميله من هنا مجانًا.
