لا شك أن مجال الأتمتة Automation يَشهد توسعًا كبيرًا خلال الفترة الأخيرة بفضل التقدم التكنولوجي الذي يشهده العالم، وبناء عليه أصبحت أتمتة إدارة المهام في الشركات جزءًا أساسيًا من إستراتيجية أي شركة حيث تعتمد عليها الكثير من الإدارات مثل الإدارة المالية وإدارة الموارد البشرية والتسويق والمبيعات وغيرها من الأقسام الآخرى.
فلا يمكن لأي شركة اليوم أن تضمن وصول منتجها أو خدمتها الى العميل بالشكل المطلوب إلا من خلال العمل على أتمتة أعمالها لتصبح أقل تكلفة وتستغرق وقتًا أقل وأفضل جودة وبالتالي أكثر تميزًا، ولا شك أن ذلك لا يقتصر على الشركات الكبيرة فقط بل هو أمر مهم للشركات الناشئة والمشاريع الصغيرة، حيث أنها تعمل على توفير الكثير من الوقت الضائع في أداء المهام اليدوية وتقلل التكاليف أيضًا.
استخدام التكنولوجيا سيساعدك على تبسيط وتسهيل إدارة مشروعك من خلال القضاء على خطوات غير فعالة أو غير ضرورية، وستجد نفسك تملك المزيد من الوقت للتخطيط والإبتكار.
يُعد أوفيس Office 365 من شركة مايكروسوفت و G Suite من شركة جوجل من الدعامات الأساسية في برامج زيادة الإنتاجية التي لا بد أن تكون على دراية بها، فبالإضافة إلى جميع إمكانيات التكامل مع العديد من الخدمات، يتوفر لكل من Office 365 و G Suite عددًا كبيرًا من الإضافات التي يمكن إضافتها بسهولة للمساعدة على أتمتة المهام المختلفة، فإذا كنت لا تستخدم بالفعل أحد هاتين الأداتين لإدارة البريد الإلكتروني والمستندات والتقويم، فيجب عليك التفكير بجدية في استخدامهم.
إليك الأدوات الضرورية التي ستحتاج إليها لأتمتة المهام في مشروعك الجديد:
1- Office 365
عبارة عن خدمة تضمن لك الحصول دائماً على أدوات الإنتاجية الأحدث من مايكروسوفت، والجمع بين التطبيقات الأفضل لدعم التعاون بين أعضاء فريق العمل مثل Excel و Outlook مع الخدمات السحابية القوية مثل ون درايف OneDrive وفرق مايكروسوفت Microsoft Teams
2- G Suite
تُقدم لك جوجل حزمة متكاملة من البرامج التي تتوافق مع أجهزة الكمبيوتر والهواتف والأجهزة اللوحية لمساعدتك في تنفيذ أعمالك على أكمل وجه.
تتضمن هذه الحزمة تطبيقات العمل الشائعة لجوجل بما في ذلك البريد الإلكتروني جيميل وجوجل درايف وهانج آوتس hangouts والتقويم و مستندات جوجل Google Docs
3- Kissflow
موضوعات ذات صلة بما تقرأ الآن:
يعتبر Kissflow من أفضل برامج إدارة المشاريع التجارية وتستخدمه أكثر من 10000 شركة، فهو يتيح لك عددًا غير محدود من تطبيقات أتمتة المهام حيث يمكنك الاختيار من بين أكثر 45 تطبيق مثبت مسبقًا من أجل إعداد الموظف أو طلبات الإجازة أو تسجيل طلبات الشراء وغيرها الكثير أو يمكنك أن تنشئ تطبيقاتك الخاصة.
4- Calendly
من أفضل البرامج المجانية التي ستُساعدك قي إدارة المهام الخاصة بمشروعك وأهمها أتمتة جدولة المواعيد وهو سهل الاستخدام للغاية، يعمل Calendly مع التقويم الخاص بك للتحقق التلقائي من التواجد ويساعدك على التواصل مع أفضل جهات الاتصال الخاصة بك، ومع عملائك الحاليين والعملاء المحتملين.
يمكنك من خلاله توزيع الاجتماعات تلقائيًا على فريقك بناءً على التوافر أو الأولوية، يتكامل مع تقويم جوجل أو أوتلوك Outlook أو Office 365 أو تقويم آي كلاود iCloud calendar بحيث لا يتم تكرار المواعيد مطلقًا.
5- Boomerang for Gmail
يمكنك استخدام Boomerang للجيميل Gmail في أتمتة كل ما يتعلق برسائل البريد الإلكتروني بين فرق العمل أو فيما يخص العملاء، حيث يتيح لك التحكم في وقت إرسال رسائل البريد الإلكتروني وتلقيها من خلال جدولة رسائل بريدك الإلكتروني ليتم إرسالها لاحقًا، ويمكنك كتابة رسالة بريد إلكتروني الآن وجدولتها ليتم إرسالها تلقائيا في الوقت المناسب، ما عليك سوى كتابة الرسائل بالطريقة المعتادة ، ثم النقر على الزر إرسال في وقت لاحق، كما يعمل على أرشفة الرسائل طبقاً لأهميتها.
6- MeisterTask
يعتبر من أفضل أدوات إدارة المهام فهو يساعد على جعل تنفيذ المهام أكثر مرونة، تعد لوحة التحكم MeisterTask القابلة للتخصيص نقطة البداية الرائعة في يوم عمل مثمر، يمكنك من خلالها متابعة ما تم إنجازه في مشروعاتك أثناء غيابك، وإلقاء نظرة عامة سريعة على مهامك المنتظرة، وتحديد ما يجب التركيز عليه في ذلك اليوم.
كل ما عليك هو إنشاء مشروع ثم إضافة العدد الذي تريده من أعضاء الفريق، وبعد ذلك قم بتحيدد المهام، وتابع تنفيذها. ستجد أن لوحات المشروعات المرنة في MeisterTask تتلاءم مع سير عملك.
يمكن دمجه بسهولة مع تطبيقاتك المفضلة مثل Dropbox أو GitHub أو Zendesk أو Box أو Bitbucket أو Google Drive.
